Les cadres AMA
Maillons essentiels du CHU

Les assistantes médico-administratives (AMA) sont un rouage essentiel de l’appareil hospitalier. Mais pour coordonner celles que l’on appelait auparavant « secrétaires médicales », il y a les cadres AMA. Identifiées au sein de chaque pôle, elles ont la responsabilité de l’organisation des secrétariats médicaux (sauf pour les pôles de Psychiatrie et Biologie où l’intérim de ces missions est assuré par le Cadre Supérieur de Pôle). Rencontre avec ces chefs d’orchestre de l’ombre à la partition bien millimétrée.

Les cadres AMA, un métier aux multiples casquettes
Les fonctions premières des cadres AMA sont l’encadrement et la coordination des secrétariats médicaux au sein de leur périmètre. Recrutement, évaluation, formation des professionnels, répartition des charges de travail, gestion des conflits, conduite du changement, déclinaison des politiques institutionnelles ; les missions sont nombreuses et « même si tout le monde les connaît, elles ne sont pas toujours reconnues en tant que cadres par l’ensemble des acteurs hospitaliers » reconnaît Nathalie Monory, attachée d’administration hospitalière Parcours administratif patient, qui participe à faire vivre la délégation de gestion des AMA.

Outre une continuité du service public et un maintien des prestations de qualité auprès des patients, les cadres AMA apportent une véritable expertise métier dans chaque pôle. « Elles sont impliquées dans tous les projets institutionnels (logiciel patient, reconnaissance vocale, changement d’agenda, …). D’ailleurs, Hopital Manager* version secrétariat médical n’a pu fonctionner que grâce à leur implication » explique Nathalie Monory.

Des managers sur (tout) le terrain
Pour chaque pôle, une cadre AMA manage une cinquantaine d’AMA. Avec différents secrétariats, à travers tout le CHU (y compris l’hôpital du Grau-du-Roi pour certaines), les cadres AMA savent faire preuve de polyvalence, d’adaptabilité ; certains penseraient même d’ubiquité. « Notre métier demande de nous adapter en permanence. Nous trouvons des solutions rapidement » ajoute Patricia Bouquet, cadre AMA du pôle IPOCAGNES.

Interface entre le pôle, le terrain et les directions
Lien précieux entre le terrain et les directions, les cadres AMA participent désormais aux bureaux de pôles. « On forme un quatuor avec le chef de pôle, la cadre administrative et la cadre de pôle ».
La délégation de gestion des secrétariats médicaux et la coordination des cadres AMA réalisée au sein du Département Optimisation des Recettes d’Activité (ORA) a permis de les impliquer de manière pro-active dans chacune des étapes administratives du parcours patient. Elles collaborent de facto avec l’ensemble des acteurs impliqués dans ce circuit : bureau des entrées, TIM, SIH ainsi qu’avec l’ensemble des directions fonctionnelles.

D’une ancienne gestion centralisée vers une gestion déléguée, les cadres AMA, parfaites synthèses de l’autonomie et du collectif, cultivent bien plus qu’une polyvalence : une poly-excellence.

Un métier valorisant. Et à valoriser !

* logiciel de gestion et de coordination qui a remplacé Clinicom en juin 2023

de g. à dr. : Isabelle Koenig, cadre AMA du pôle Chirurgies Blocs, Patricia Bouquet, cadre AMA du pôle IPOCAGNES, Séverine Blanc, cadre AMA des pôles AMIE et ARDU, Christel Lecerf, cadre AMA des pôles NIRR et Femme/Enfant, Nathalie Monory, attachée d’administration hospitalière Parcours administratif patient,
Marie-Hélène Meseguer, cadre AMA du pôle Oncologie